Dott. Michele De Luca
Oggi affrontiamo un ambito molto dibattuto, quale quello delle assemblee societarie a distanza, ovverosia tenute per via telematica. Il Decreto Milleproroghe 2025 ha ancora una volta confermato ed esteso la validità della suddetta pratica. Quest’ultima è nata a suo tempo dalle esigenze dovute al Covid e, una volta cessata l’emergenza sanitaria, ha continuato ad essere confermata, al momento fino al prossimo 31 dicembre 2025.
Il D.L 202 del 27 dicembre 2024, convertito nella L. 15 del 21 febbraio 2025, ha nel dettaglio esteso la proroga della disciplina che, in origine, era contemplata dall’art. 106 del D.L. n.18/2020. Ad esser tenuta in vigore è la possibilità, non solamente per le società, di svolgere le proprie assemblee in forma telematica, anche in quei casi laddove lo statuto non preveda un’opzione di questo genere.
Il perché della proroga sulle assemblee societarie a distanza
Seppure l’agevolazione in discussione sia stata originata nei più difficili mesi di pandemia, ha comunque dimostrato nel tempo una propria valenza. Ciò in termini d’efficacia, e in particolare d’accessibilità, contenimento dei costi e fluidità organizzativa. Quel che allora si vuole segnalare in quest’occasione, non si riduce alla nuova proroga, già intervenuta nel trascorso più recente e a pandemia finita, quanto il fatto di come questo modo di operare si stia consolidando in qualità di prassi predefinita, accettata in quanto tale.
Si potrebbe dunque tenere un’assemblea senza la presenza fisica, nel medesimo luogo, di figure quali il presidente, il segretario, o dello stesso notaio. Le condizioni da rispettare al riguardo consistono nell’identificazione dei partecipanti e nella possibilità rivolta a questi (nella loro totalità) all’esercizio del diritto di voto.
Assemblee societarie a distanza e requisiti della disciplina
Al fine d’usufruire della disciplina semplificata sul tema, non si rivela sufficiente la convocazione dell’assemblea entro il 31 dicembre 2025, ma dovrà effettivamente avere luogo entro tale data (in pratica, la data dovrà essere quella effettiva dell’assemblea, e non quella pianificata con la convocazione). Operativamente, ciò implica che la piattaforma telematica selezionata per la tenuta dell’assemblea, dovrà essere pienamente in linea con gli standard richiesti per l’identificazione dei partecipanti, nonché per altri aspetti quali sono la tracciabilità del voto (stabilire senza equivoci la sua attribuibilità), la corretta verbalizzazione e il rispetto delle normative in materia di dati personali.
Bisogna altresì che, le assemblee riunitesi in tale modalità, rispettino il metodo collegiale, quindi con il singolo socio che possa partecipare, discutere e commentare le tematiche oggetto dell’assemblea, oltre che, chiaramente votare. Tutto dovrà essere rigorosamente documentato, anche con strumenti che diano un accesso completo e verificabile alle delibere assunte.
Le prospettive future sul tema
Quel che si è attuato con questa proroga, è un tassello che si va a sommare al processo di digitalizzazione in senso lato, ma in particolare per quel che attiene al diritto societario. Gli studiosi si domandano attualmente se, in futuro, si possa arrivare ad un’equiparazione completa tra le assemblee tenute fisicamente e quelle tenute telematicamente, indipendentemente da emergenze o deroghe legislative. Quel che molti esperti si attenderebbero, è che il Legislatore introducesse una disciplina a regime, piuttosto che affidarsi a deroghe annuali di una normativa inizialmente disposta in uno stato emergenziale. In una disciplina a regime, potrebbero essere stabiliti dei criteri maggiormente esigenti a proposito dei requisiti di certezza già visti, quindi una più articolata normazione per i casi medesimi d’assemblea a distanza. In un’ipotesi, si potrebbe disporre l’impiego della sola piattaforma telematica ufficiale del notariato.
